Vilkår og betingelser

Velkommen til Ember Booking. Ved å bruke vårt bookingsystem aksepterer du følgende vilkår og betingelser. Les dem nøye før du tar i bruk tjenesten.

• "Tjenesten": Ember Booking bookingsystem, inkludert alle funksjoner og integrerte tjenester
• "Kunde": Bedriften eller organisasjonen som abonnerer på tjenesten
• "Sluttbruker": Kundens kunder som bestiller tjenester via systemet
• "Innhold": All data, tekst, bilder og informasjon som lastes opp til tjenesten

Ember Booking tilbyr et komplett bookingsystem for badstuer, spa, gym og treningssentre med følgende funksjoner:

• Bookingadministrasjon med kalender og ressursstyring
• Betalingsintegrasjon med Vipps og Stripe
• Regnskapssynkronisering med Tripletex og Fiken
• Medlemskapsadministrasjon med automatisk fornyelse
• Gavekort og kampanjestyring
• SMS-varsler og push-notifikasjoner
• Støtte for flere lokasjoner fra en konto

Kundens ansvar

• Oppgi korrekte og oppdaterte kontaktopplysninger
• Holde påloggingsinformasjon konfidensielt og sikkert
• Varsle oss umiddelbart ved mistanke om uautorisert tilgang
• Være ansvarlig for all aktivitet som skjer under din konto

Brukertilgang

Kunden kan opprette flere brukerkontoer med ulike roller (Eier, Admin, Systemansvarlig, Instruktør, Gjest). Kunden er ansvarlig for å administrere tilganger og rettigheter.

Abonnement

• Start: 9 % per transaksjon (0 NOK fast månedspris) med valgfrie tilleggspakker, for enkeltaktører som ønsker lav terskel
• Basic: 1 299 NOK/mnd eks. mva. med valgfrie tilleggspakker, for bedrifter med jevn aktivitet
• Full: 1 699 NOK/mnd eks. mva. (alle tilleggspakker og funksjoner inkludert), for bedrifter som vil ha hele plattformen

Betalingsbetingelser

• Abonnementet betales med kort via Stripe og trekkes automatisk månedlig forskuddsvis på faktureringsdatoen
• Faktureringsdatoen er datoen abonnementet startet, eller datoen en eventuell prøveperiode utløp
• Kunden er ansvarlig for at betalingskortet er gyldig og har dekning på faktureringsdatoen
• Feiler et trekk, kan Stripe forsøke trekket på nytt
• Ved manglende betaling forbeholder vi oss retten til å suspendere tjenesten

Transaksjonsgebyrer

Betalingsgebyrer fra Vipps og Stripe belastes kunden i henhold til leverandørenes prislister. Utover transaksjonsandelen på Start-planen tar Ember Booking ingen andel av kundens transaksjoner.

Prisendringer

Vi forbeholder oss retten til å endre priser med 60 dagers varsel. Gjeldende kunder får tilbud om å beholde gammel pris i 12 måneder ved prisøkning.

Refusjonspolicy

• Allerede betalte abonnementsperioder refunderes ikke ved oppsigelse
• Kunden har full tilgang til tjenesten ut gjeldende betalingsperiode
• Refusjoner for feilbelastninger via Stripe håndteres i henhold til Stripes vilkår
• Ved vesentlig tjenestefeil som varer mer enn 7 sammenhengende dager, kan kunden be om forholdsmessig kreditering

Kundens oppsigelse

• Abonnementet kan sies opp når som helst med 30 dagers varsel
• Oppsigelse gjøres via e-post til support@emberbooking.no
• Allerede betalt abonnement refunderes ikke, men tjenesten er tilgjengelig til periodens slutt
• Dataeksport må gjennomføres før oppsigelsen trer i kraft

Vår oppsigelse

Vi kan si opp avtalen med umiddelbar virkning dersom:

• Kunden bryter vilkårene i denne avtalen
• Betalingen for abonnementet har feilet og ikke er gjort opp innen 30 dager etter faktureringsdatoen
• Kunden bruker tjenesten til ulovlige formål
• Kunden driver ondsinnet aktivitet som kan skade tjenesten eller andre brukere

Suspensjon av tjenesten

Vi kan midlertidig suspendere kundens tilgang til tjenesten, uten forvarsel, dersom:

• Kunden bryter akseptabel bruk-vilkårene i denne avtalen
• Kundens bruk utgjør en sikkerhetsrisiko for systemet eller andre brukere
• Suspensjon er nødvendig for å overholde lovpålagte krav
• Betalingen for abonnementet har feilet og ikke er gjort opp innen 14 dager etter faktureringsdatoen

Ved suspensjon vil vi så snart som mulig varsle kunden og gi mulighet til å rette forholdet.

• Eierskap: Kunden eier all data som lastes opp til tjenesten
• Lisens: Kunden gir oss en begrenset lisens til å behandle data for å levere tjenesten
• Eksport: Kunden kan når som helst eksportere sine data i CSV/JSON-format
• Sletting: Ved oppsigelse slettes kundedata innen 30 dager (unntatt regnskapsdata som oppbevares i 5 år)

Kunden forplikter seg til IKKE å:

• Bruke tjenesten til ulovlige formål
• Laste opp skadelig kode, virus eller malware
• Forsøke å hacke, overvåke eller få uautorisert tilgang til systemet
• Sende spam eller uønskede meldinger via systemet
• Viderelisensiere eller selge tilgang til tjenesten
• Reverse-engineere eller kopiere systemets kildekode
• Overbelaste systemet med unødvendig trafikk

• Oppetid: Vi tilstreber høy oppetid, men gir ingen garanti for feilfri eller kontinuerlig drift. Tjenesten kan oppleve planlagt og uplanlagt nedetid.
• Vedlikehold: Planlagt vedlikehold varsles minst 24 timer i forveien
• Nedetid: Vi er ikke ansvarlige for direkte eller indirekte tap som følge av tjenestenedtid, forsinkelser, feil eller avbrudd i tjenesten.
• Support: E-post support er tilgjengelig mandag-fredag 09:00-17:00

Ember Booking er ansvarlig for:

• Grov uaktsomhet eller forsett fra vår side
• Direkte tap som skyldes grov uaktsomhet fra vår side, begrenset til det totale beløpet kunden har betalt for tjenesten de siste 12 månedene

Vi er IKKE ansvarlige for:

• Indirekte tap, tapt fortjeneste eller goodwill
• Tap forårsaket av tredjepartsleverandører (Vipps, Stripe, Tripletex, etc.)
• Datatap forårsaket av kundens egne handlinger
• Tap av data utover det som dekkes av rimelige backup-rutiner
• Tap som følge av kundens manglende sikring av egne påloggingsopplysninger
• Nedetid eller feil forårsaket av faktorer utenfor vår kontroll
• Systemnedetid forårsaket av force majeure

• Tjenesten: Ember Booking eier alle rettigheter til kildekode, design og varemerker
• Kundedata: Kunden beholder alle rettigheter til innhold og data de laster opp
• Feedback: Tilbakemeldinger og forslag fra kunder kan fritt brukes til produktutvikling

Vi er forpliktet til å følge GDPR og norsk personvernlovgivning. Les vår personvernerklæring for detaljer om hvordan vi håndterer personopplysninger.

Ember Booking integrerer med tredjepartstjenester inkludert, men ikke begrenset til, Stripe, Vipps, Brevo, Tripletex og skyleverandører. Vi er ikke ansvarlige for tilgjengelighet, ytelse, sikkerhet eller endringer i vilkår hos disse leverandørene. Kundens bruk av disse tjenestene er underlagt deres respektive vilkår og betingelser. Ved endringer eller avbrudd hos tredjepartsleverandører vil vi gjøre rimelige anstrengelser for å informere berørte kunder og tilby alternative løsninger der det er mulig.

I henhold til GDPR og norsk personvernlovgivning er kunden behandlingsansvarlig for personopplysninger som registreres i tjenesten. Ember Booking opptrer som databehandler og behandler personopplysninger utelukkende på vegne av kunden og i henhold til kundens instrukser. Vi forplikter oss til å:

• Implementere egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger
• Kun gi tilgang til personopplysninger til autorisert personell
• Varsle kunden uten ugrunnet opphold ved sikkerhetsbrudd
• Slette eller returnere personopplysninger ved opphør av avtalen

Kunder som krever formell databehandleravtale (DPA) kan kontakte oss for å inngå en separat avtale.

Vi gjennomfører regelmessige automatiske sikkerhetskopier av kundedata. Vi garanterer ikke at sikkerhetskopier er feilfrie eller fullstendige. Ved datatap vil vi gjøre rimelige anstrengelser for å gjenopprette data fra siste tilgjengelige sikkerhetskopi. Kunden oppfordres til å ta egne sikkerhetskopier via dataeksport-funksjonen. Vi er ikke ansvarlige for permanent datatap som skyldes forhold utenfor vår kontroll, kundens egne handlinger, eller manglende sikkerhetskopier fra kundens side. Gjenoppretting av data fra sikkerhetskopi kan medføre at nyere data går tapt.

Vi kan oppdatere disse vilkårene ved behov. Vesentlige endringer varsles via e-post minst 30 dager før de trer i kraft. Fortsatt bruk av tjenesten etter endringstidspunktet regnes som aksept av nye vilkår.

• Lovvalg: Avtalen er underlagt norsk rett
• Verneting: Tvister løses i norske domstoler
• Mekling: Vi oppfordrer til å løse tvister i minnelighet før rettslige skritt

Spørsmål om vilkårene?